【夜勤シフトの組み方】不平等なく、うまく組むために意識していること

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現場では、夜勤を含めたシフト表の作成を担当しているので、シフト作成のコツをまとめます。

夜勤を伴う輪番勤務の場合、シフトの組み合わせは各メンバーの1か月の勤務を決める大事な仕事なのです。

つまり、シフト作成者にはそれ相応の責任があるわけで、不平等なくうまーくシフトを作ることが求められます。

本記事では、夜勤シフトの組み方についてまとめます。

シフト作成のスケジュール

次月のシフトは、前月の15日前後で展開できるように調整しています。展開が遅くなって「まだ出来てないのか、」と非難が集まることはあっても、早くて困ることはないため。

以前は、前月の25日付近に展開されるスケジュールでシフトが作成されていましたが、月末ギリギリの展開になると各メンバーがプライベートな予定を立てづらくなってしまうという不満の声があったため、10日前倒しになりました。

シフト展開が遅くていいこと:希望休・有給の申請日を後ろ倒しにすることができます。月末締めを10日締めにすることで、ギリギリは予定の調整が可能になります。ただし、希望休・有給を出すような予定というのは、たいていは前もって分かっているものなので、ここを月末→10日締めに変更することによるメリットは小さいです。

【10月のシフトを作成する場合】
8月末までに希望休・有給を募集する(ここが出そろうまで、具体的なシフトは組めないため、ペアの組み合わせをシフト班で練る
→ 9月1日:全員の希望休・有給が出そろったところで、シフト作成を開始する
→ 9月10日頃:仮シフト完成 → 現場のリーダーに提出し、問題がないかチェックを待つ
→ 9月15日頃:仮シフト提出 (= シフト展開) ※ 仮シフトとしているが、問題なければこのシフトが本シフトとなる
→ 9月末までに11月の希望休・有給を募集する (以下、その繰り返し)

人事情報

人事情報は主に、新規配属者の追加、または既存メンバーの脱退です。(メンバーが増えるのか、抜ける)

 

クライアント、常駐側親会社、常駐側子会社

ITあるあるですが、いくつかの会社が混在することになるため、

・会社都合の契約終了 (= 現場レベルでのクビ)
・会社都合で常駐先に変更があり、現場が変わる
・自己都合の退社

パフォーマンス面:対応ミスがあり、クライアントから大きなクレームを受領した
志向性:仕事に対する意欲が欠けており、周囲に悪影響を及ぼす可能性がある

ポイント

夜勤の日程をまず決める
:夜勤 → 明け→休みと、基本的に3日間のシフトが決まるので、夜勤ベースで考えます
(夜勤シフトが完成し、余ったところに日勤を埋めていくイメージ)

希望休・有給が集中しているところがあれば、そこからシフトを埋めていく
多少の希望休・有給なら問題ないが、多い場合は月初から作り始めると密集ゾーンで必ず詰まる

密集ゾーンさえ完成できれば、あとはどうとでも調整が利く

【希望休・有給の扱い】

・希望休:シフト作成者に対してメンバーが「この日は休みにしてほしい」と希望する日。勤怠上 “休み” としてカウントされう。

・有給:労働者が権利として行使する休み。勤怠上 “日勤” としてカウントされる ←ココが肝。

会社の研修

ふだんは運用保守の窓口業務をしていますが、各々常駐しているだけで別の会社所属なので、各会社で自社研修が入ることがあります。こういう日は、シフト上は日勤扱いなのですが、実際は出勤はしてこないのでマイナス1カウント。

ペアにできる人、できない人

お客様ごとにチームが分けられていて、チームごと2人ないし3人で、能力や経験に応じて、シフトを組んでいきます。

(とくに、人材の入れ替わりが激しい現場では、新人が来る→教育→独り立ち→別の既存メンバーがやめる→新人が来る (以下略) のループが永遠に回り続けるので、ペアの構成も「ベテラン+中堅+新人」というように極めて限定的になるので、シフトを作る側としてはツライ。中堅の中にも “強い中堅” と “弱い中堅” がいるので、そこの層が安定して来れば、楽にはなってくるのだが。

また、共演NGという制度があります。

【共演NGとは?】

「この人は苦手なので、シフト同じにはしないでほしい」というようなオファーが来る。

※ 例えば、怒りっぽい人と怒られると萎縮してしまう人は相性が悪いので共演NGになる可能性がある (←「仕事でそんなこと言ってんなよ!」と思うところもあるが、ゆるい現場なので仕方がない。ただでさえ人材の入れ替わりが激しいので「やめられるくらいなら…」という配慮なのだろう。)

オファーの仕方は、メール、シフト作成者に直接申告等問わないが、申告があればシフト作成者でできる限りは配慮する。(もちろん、必ず回避できるわけではなく、人員が少なかったり、希望休・有給が密集するゾーンではやむを得ず被ることもある。)

たいてい新人・中堅が共演NGを出す。ベテランは全体的な安定運用を守らなくてはいけないので、共演NGなんか出している余白はない。(ベテランは誰と組ませても一定以上のパフォーマンスを発揮しないといけないことになっている。ほんと大変だよ。)

各輪番のバランスを考える

ペアともう一つ、各勤務帯の仕事量を考えてシフトを作る。具体的には以下が、

【仕事多めの日】

・月曜日勤 (休み明けで土日分の問い合わせが集中する) ※月曜祝の場合は、その次の日
・金曜日勤 (休み前の駆け込みで問い合わせが集中する)
・そこからつられて月曜夜勤、金曜夜勤 (日勤で対応しきれなかったものが夜勤に引き継がれる)

【仕事少なめの日】

・土日日勤 (金曜夜勤までで大体の仕事は処理し終わり、土日は問い合わせが基本来ないので、仕事が少ない)
・土日夜勤 (同上。ただし、日曜夜勤は退勤際は月曜日勤ということなので、仕事をうまく引き継いでさっさと帰ることをおすすめする←じゃないと逃げ遅れる)

【長期休み】

・基本的に仕事は少ないが、原因不明の故障が起きたりするとSEも出勤してこないので、ちょっと厳しい。

自身でうまく処理する or まず休み中の上司にエスカレーションして、SEにエスカレーションしていいかの可否を尋ねる。

※ 上司へのエスカレはそのまま可能だが、SEへのエスカレ = 部分的な休日勤務のような扱いになるので、簡単にはできない。少々ややこしい手順を踏む必要がある。(たぶん、エスカレ1回につき〇円のような手当が発生していると思われる。あるいは、月額いくらみたいな?)

端的に言うなら、特定の人にだけ月曜日勤・金曜日勤が集中するようなシフトを作ってしまうと、その人から「シフトきつすぎるだろ~」という不満の声が集まるので、そのラインは適度に分散させるような工夫が求められる。

逆に、楽なシフトのときにサボり癖のある連中には、少々忙しいシフトを振るようにする。(暇な中でもけして仕事がないわけではない。仕事を見つけてがんばる人もいれば、見えていないのでサボる人もいる。ただサボるだけの連中を楽なシフトに入れるのはもったいないので、うまく配分する。)

勤務時間をあわせる

最後に、全員の勤務時間が標準時間±4時間におさまっているかを確認する。

夜勤シフトが15時間なので、夜勤 = 7.5時間、明け = 7.5時間となる関係で、日勤と夜勤で0.5時間の差が発生する。この関係で、時間合わせをしなくてはいけなくなる。(夜勤も16時間にしてしまえば楽なのに。)